5 raisons pour lesquelles Excel échoue dans la gestion d'entrepôt
« Où est la boîte de vis ? » Cette question revient plus souvent qu'on ne le pense, surtout dans les petites entreprises, les ateliers ou les équipes de projet. Nombreux sont ceux qui utilisent encore des feuilles de calcul Excel pour gérer leurs stocks. Cela paraît simple à première vue, mais à long terme, c'est le chemin le plus sûr vers le chaos.
Voici 5 bonnes raisons pour lesquelles Excel échoue dans l’entrepôt – et ce que vous devriez plutôt prendre en compte.
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1. Pas de véritable contrôle des quantités
Dans Excel, il faut saisir manuellement chaque mouvement de stock. Un seul numéro transposé, une seule entrée oubliée, et le stock n'est plus correct. Il n'y a pas de contrôle automatique, pas d'avertissement en cas de rupture de stock. Travailler avec plusieurs personnes risque de générer des réservations en double ou de vider les rayons au mauvais moment.
3. Aucune réservation pour les projets
Vous souhaitez bloquer du matériel pour un projet à venir sans que personne d'autre ne l'utilise ? C'est quasiment impossible dans Excel. Il est impossible de réserver du stock à l'avance sans l'écouler immédiatement, ce qui constitue un véritable problème avec les projets parallèles.
5. Sujet aux erreurs et non plus évolutif
Excel fonctionne, tant que vous ne travaillez qu'avec quelques articles. Mais dès que davantage de personnes sont impliquées ou que l'inventaire évolue de manière dynamique, le système devient instable. Un clic erroné, une cellule supprimée, une ligne déplacée, et tout s'écroule.
2. Aucun lien vers les lieux de stockage
Où se trouve chaque pièce ? Dans Excel, cette question génère souvent d'innombrables colonnes de recherche, des cellules colorées ou des feuilles supplémentaires. Il n'existe aucun lien réel, visuel ou logique entre le matériau et son emplacement de stockage. Quiconque utilise plusieurs étagères ou boîtes perd rapidement le fil.
4. Pas d'historique ou de suivi automatique
Quand un élément a-t-il été ajouté, supprimé ou modifié ? Excel ne le dit pas. Sans suivi manuel des modifications, vous ne savez pas quand une modification a été apportée, ni qui l'a apportée. Cela peut s'avérer coûteux en cas de litige (par exemple, avec des fournisseurs ou des clients).
Conclusion : Excel n’est pas un système de gestion d’entrepôt
Pour gérer efficacement et en toute transparence ses stocks de matières, un tableur ne suffit pas. Pour les petites entreprises, une solution simple et spécialisée, spécialement conçue pour la gestion d'entrepôt, est particulièrement avantageuse, sans ERP colossal ni abonnements onéreux.
