„Wo ist eigentlich der Karton mit den Schrauben?“
Diese Frage fällt öfter, als man denkt – besonders in kleinen Betrieben, Werkstätten oder Projektteams. Viele verlassen sich bei der Lagerverwaltung immer noch auf Excel-Tabellen. Das wirkt auf den ersten Blick einfach – ist aber auf Dauer der sicherste Weg ins Chaos.

Hier sind 5 handfeste Gründe, warum Excel im Lager scheitert – und was Sie stattdessen beachten sollten.

1. Keine echte Mengenkontrolle

In Excel müssen Sie jede Lagerbewegung manuell eintragen. Ein Zahlendreher, ein vergessener Eintrag – und schon stimmt der Bestand nicht mehr. Es gibt keine automatische Kontrolle, keine Warnung bei Fehlbeständen. Wer mit mehreren Personen arbeitet, riskiert doppelte Reservierungen oder leere Regale zur falschen Zeit.

2. Keine Verknüpfung mit Lagerplätzen

Wo liegt welches Teil? In Excel endet diese Frage oft in endlosen Suchspalten, farbigen Zellen oder Zusatzblättern. Es fehlt eine echte, visuelle oder logische Verknüpfung zwischen Material und Lagerort. Wer mehrere Regale oder Kisten nutzt, verliert schnell den Überblick.

3. Keine Reservierungen für Projekte

Sie möchten Materialien für ein kommendes Projekt blocken, ohne dass sie jemand anderes verbraucht? In Excel ist das kaum machbar. Es gibt keine Möglichkeit, Bestände vorab zu reservieren, ohne sie direkt auszubuchen – ein echtes Problem bei parallelen Projekten.

4. Keine automatische Historie oder Nachverfolgung

Wann wurde etwas hinzugefügt, gelöscht oder bearbeitet? Excel sagt dazu: nichts. Ohne manuelle Änderungsverfolgung wissen Sie nicht, wann sich etwas verändert hat – oder wer es war. Das kann im Streitfall (z. B. mit Lieferanten oder Kunden) teuer werden.

5. Fehleranfällig und nicht mehr skalierbar

Excel funktioniert – solange man nur mit wenigen Artikeln arbeitet. Aber sobald mehr Personen beteiligt sind oder sich der Bestand dynamisch ändert, wird das System instabil. Ein falscher Klick, eine gelöschte Zelle, eine verschobene Zeile – und alles fällt auseinander.

Fazit: Excel ist kein Lagerverwaltungssystem

Wer effizient und nachvollziehbar mit Materialbeständen arbeiten will, braucht mehr als eine Tabelle. Gerade in kleinen Unternehmen lohnt sich eine schlanke, spezialisierte Lösung, die genau auf Lagerverwaltung ausgelegt ist – ohne ERP-Monster, ohne teure Abo-Modelle.

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