5 powodów, dla których Excel zawodzi w zarządzaniu magazynem

„Gdzie jest pudełko ze śrubami?” To pytanie pojawia się częściej, niż mogłoby się wydawać – zwłaszcza w małych firmach, warsztatach lub zespołach projektowych. Wielu nadal polega na arkuszach kalkulacyjnych Excela do zarządzania zapasami. Na pierwszy rzut oka wydaje się to proste – ale w dłuższej perspektywie jest to najpewniejsza droga do chaosu.

Oto 5 solidnych powodów, dla których program Excel nie sprawdza się w magazynach – i co warto wziąć pod uwagę.

Nowy tytuł

Chcesz wiedzieć, jak mogłaby wyglądać współczesna alternatywa?

Dowiedz się więcej o Inventaro – prostym systemie do zarządzania magazynem i materiałami dla małych firm

1. Brak rzeczywistej kontroli ilości

W programie Excel musisz ręcznie wprowadzać każdy ruch zapasów. Jedna przestawiona liczba, jeden zapomniany wpis – i zapasy nie są już poprawne. Nie ma automatycznej kontroli, nie ma ostrzeżeń o brakach magazynowych. Praca z wieloma osobami grozi duplikacją rezerwacji lub pustymi półkami w niewłaściwym czasie.

3. Brak rezerwacji dla projektów

Czy chcesz zablokować materiały na nadchodzący projekt, zanim ktoś inny ich użyje? W programie Excel jest to prawie niemożliwe. Nie ma sposobu, aby zarezerwować zapasy z wyprzedzeniem bez natychmiastowego ich wyczyszczenia — prawdziwy problem w przypadku projektów równoległych.

5. Podatne na błędy i nieskalowalne

Excel działa – dopóki pracujesz tylko z kilkoma elementami. Ale gdy więcej osób jest zaangażowanych lub inwentarz zmienia się dynamicznie, system staje się niestabilny. Jedno złe kliknięcie, jedna usunięta komórka, jeden przeniesiony wiersz – i wszystko się rozpada.

2. Brak linku do lokalizacji przechowywania

Gdzie znajduje się każda część? W programie Excel to pytanie często skutkuje niekończącymi się kolumnami wyszukiwania, kolorowymi komórkami lub dodatkowymi arkuszami. Nie ma rzeczywistego, wizualnego ani logicznego związku między materiałem a miejscem przechowywania. Każdy, kto używa wielu półek lub pudełek, szybko traci rachubę.

4. Brak automatycznej historii i śledzenia

Kiedy coś zostało dodane, usunięte lub edytowane? Excel nic nie mówi. Bez ręcznego śledzenia zmian nie wiesz, kiedy coś zostało zmienione — ani kto to zrobił. Może to być kosztowne w przypadku sporu (np. z dostawcami lub klientami).

Wniosek: Excel nie jest systemem zarządzania magazynem

Każdy, kto chce pracować wydajnie i transparentnie z inwentarzem materiałów, potrzebuje czegoś więcej niż arkusza kalkulacyjnego. Zwłaszcza dla małych firm, szczupłe, wyspecjalizowane rozwiązanie zaprojektowane specjalnie do zarządzania magazynem jest warte zachodu – bez potworów ERP i bez drogich modeli subskrypcji.