5 razones por las que Excel falla en la gestión de almacenes
"¿Dónde está la caja de tornillos?" Esta pregunta surge con más frecuencia de lo que se cree, especialmente en pequeñas empresas, talleres o equipos de proyecto. Muchos aún dependen de hojas de cálculo de Excel para la gestión de inventario. A primera vista, parece simple, pero a la larga, es el camino más seguro al caos.
Aquí hay 5 razones sólidas por las que Excel falla en el almacén y lo que debería considerar en su lugar.
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1. No hay un control real de la cantidad
En Excel, hay que introducir manualmente cada movimiento de inventario. Un número transpuesto, una entrada olvidada, y el inventario deja de ser correcto. No hay control automático ni avisos de faltantes. Trabajar con varias personas conlleva el riesgo de reservas duplicadas o estantes vacíos en el momento menos indicado.
3. Sin reservas para los proyectos
¿Quieres bloquear materiales para un próximo proyecto sin que nadie más los use? Esto es prácticamente imposible en Excel. No es posible reservar existencias con antelación sin liquidarlas inmediatamente, lo cual es un verdadero problema con proyectos paralelos.
5. Propenso a errores y ya no escalable
Excel funciona siempre que se trabaje con pocos artículos. Pero en cuanto más personas participan o el inventario cambia dinámicamente, el sistema se vuelve inestable. Un clic erróneo, una celda eliminada, una fila movida, y todo se desmorona.
2. No hay vínculo con las ubicaciones de almacenamiento
¿Dónde se encuentra cada pieza? En Excel, esta pregunta suele generar columnas de búsqueda interminables, celdas de colores u hojas adicionales. No existe una conexión real, visual ni lógica entre el material y la ubicación de almacenamiento. Cualquiera que utilice varios estantes o cajas pierde rápidamente la cuenta.
4. Sin historial ni seguimiento automático
¿Cuándo se agregó, eliminó o editó algo? Excel no indica nada. Sin el seguimiento manual de cambios, no se sabe cuándo se modificó algo ni quién lo realizó. Esto puede resultar costoso en caso de disputa (por ejemplo, con proveedores o clientes).
Conclusión: Excel no es un sistema de gestión de almacenes
Quien desee trabajar de forma eficiente y transparente con inventarios de materiales necesita más que una simple hoja de cálculo. Especialmente para las pequeñas empresas, una solución ágil y especializada, diseñada específicamente para la gestión de almacenes, es una excelente opción, sin gigantescos sistemas ERP ni costosos modelos de suscripción.
